Je suis Tiphaine, Organisatrice d’espaces de vie et de travail. Profession émergente en France qui a fait son apparition 80’ dans pays anglo-saxons. Une activité qui fait écho à notre société du trop, en évolution perpétuelle, du fast working. Pour cadrer notre profession et la faire reconnaître, il existe la FFPO dont je fais partie.
En quoi consiste mon activité? Je conseille et accompagne les personnes à mieux s’organiser au quotidien et mieux optimiser et aménager leurs espaces.
Les personnes qui font appel à moi sont débordées, manque de temps, manque d’espace, d’énergie, manque de rangement, des papiers en pagaille, des impayés, du stress, charge mentale, de trop plein. En somme elles ont toute besoin d’une organisation adaptée.
Ce peut être également après un aléa de la vie, une maladie, une séparation, déménagement.
J’aide les particuliers et les professionnels :
– à retrouver de l’ordre dans leurs habitations ou locaux profesionnels (libéraux, indépendants, commerçants, restaurateurs…)
– à penser à une nouvelle optimisation, un réaménagement de leur M²
– à reprendre leur quotidien en main lorsque cela est source de tensions et de stress.
Première cause de conflit au sein d’une famille ou d’une équipe est le manque d’organisation liée à l’espace !
L’action? Cela passe par un tri, un désencombrement, un rangement et une nouvelle organisation à 4 mains qui correspond à aux besoins et aux attentes des personnes que j’accompagne :
Les 3 objectifs fondamentaux à une prestation ?
Gagner en espace, en temps et en productivité.
Mais qu’est-ce qu’un espace de travail performant ?
Il faut savoir que : Les français passent aujourd’hui 1/3 de leur temps sur leur lieu de travail.
66 % pensent qu’un bureau bien rangé permet d’être plus efficace au travail.
Un bureau mal organisé, image qui saute aux yeux des collaborateurs ou des nouveaux clients. Le manque de temps, d’espace et de productivité découle de ce manque d’organisation. Revoir la fonctionnalité de votre espace de travail est un atout pour le futur de votre entreprise. Un poste optimisé est un levier de performance indéniable ! Et même en télétravail !
Actineo qui est l’ Observatoire de la qualité de vie au bureau, a mené des enquêtes sur le stress au travail indiquent que ce stress est à la fois lié à l’organisation du travail et à l’espace.
Ces espaces de travail sont aujourd’hui à considérer comme des lieux de vie à part entière :
Traditionnellement un bureau est un espace individuel fermé au sein de l’entreprise. Ainsi, la norme est de proposer à ses espaces fermés plusieurs espaces complémentaires comme des salles de réunion, des espaces de convivialité, une cafétéria, un espace d’accueil pour les clients…
Durant ces 20 dernières années, les espaces de travail se sont diversifiés:
open-space et le modèle starbucks = espaces de rencontres et de facilitations.
co-working = travailler ensemble dans un espace adapté pour la collaboration.
flex-office = un plateau vaste et dépersonnalisé – le clean desk, on supprime le marquage de territoires, de l’identité.
le télétravail = En 2017, seuls 3% des salariés l’étaient. Mais aujourd’hui 87% souhaite le rester au moins un jour par semaine (source INSEE).
S’installer en télétravail c’est: faire des choix d’organisation, poser le curseur de son temps de travail, cloisonner vie pro / perso, adapter son espace de travail. Le confinement et la généralisation du travail nous ont interrogés sur :
-
la place que doit prendre l’activité professionnelle dans la maison.
-
le confort nécessaire pour être efficace : la posture du corps pour se maintenir en bonne santé.
Mais serait-ce un gain potentiel pour l’employeur ? La réponse est oui absolument ! Car un télétravailleur prend moins de pause qu’en présentiel. On parle de travail en profondeur, ou deep work, cela désigne une activité professionnelle menée dans un état de concentration absolue qui pousse nos capacités cognitives jusqu’à leurs limites. Ces efforts créent de la valeur, affinent nos compétences et sont difficiles à reproduire. Mais pour cela, la confiance envers l’expertise de ses employés est nécessaire.
Et 4 facteurs de gain :
le temps du trajet, le logement, la qualité de l’air et l’accès à la lumière naturelle. (Nous verrons dans un prochaine article que cela n’est pas toujours aussi simple…)
Mais les employés ont-ils un bureau ergonomique à leur domicile ?
Non, il n’y a aucune obligation légale et de surcroît la perte de productivité serait intimement liée au manque d’ergonomies des espaces de travail au domicile. L’ergonomie du bureau est moins assurée en TT ce qui a des impacts sur la santé du télétravailleur et donc affecte son efficacité.
On parle aujourd’hui de nomadisme, hybridation et dématérialisation de l’activité professionnelle.
Qu’est-ce qu’un bureau idéal ?
Les espaces de travail devraient être agencés dans le but de répondre à des contraintes organisationnelles :
– gestion des distractions : pollution sonore, manque de lumière naturelle et la qualité de l’air et la température.
– gestion des espaces :
Fluides, personnalisables : Si important pour la créativité et l’efficacité de chacun. Mise en place Les 5S (Made in Japan) pour plus de fonctionnalité :
𝗢𝗿𝗱𝗼𝗻𝗻𝗲𝗿 = alléger son espace de travail
𝗥𝗮𝗻𝗴𝗲𝗿 = s’organiser efficacement
𝗗𝗲𝗽𝗼𝘂𝘀𝘀𝗶𝗲𝗿𝗲𝗿 = propreté
𝗥𝗲𝗻𝗱𝗿𝗲 𝗮𝗰𝗰𝗲𝘀𝘀𝗶𝗯𝗹𝗲 = prévenir l’apparition du désordre
𝗘𝘁𝗿𝗲 𝗿𝗶𝗴𝗼𝘂𝗿𝗲𝘂𝘅 = favoriser une routine de rangement
– gestion des équipements jouent un rôle important. Devraient être confortables et ergonomiques. (éviter les TMS et la fatigue visuelle)
Je préconise le recyclage et le réemploi du mobilier professionnel est 1 obligation légale Loi AGEC de janvier 2021 pour :
– limiter la consommation et le gaspillage des ressources
– limiter la production des déchets
– gestion des imprévus : limitation du stress et rester concentré sur ses objectifs
– gestion du rangement de ses outils : armoire de rangement, tiroirs organisés, arborescence informatique maîtrisée.
Alors, quels sont les fondamentaux du bureaux de demain ?!
= Aménagement des espaces de bureau est une des composantes essentielles de la Qualité de Vie au Travail : bien -être, hygiène, repos, nature.
= Pouvoir s’isoler dans des espaces adaptés pour se concentrer
= Encourager le travail d’équipe et la collaboration
Les objectifs d’un accompagnement en réorganisation ?
- libérer de l’espace
- être boosté.e pour mettre en place ces changements
- prioriser autrement ses objectifs
- rationaliser une organisation de travail
- diminuer la charge mentale que le stockage génère.
- concilier sa vie pro et perso
En amont :
Premier contact et une visite diagnostic d’environ 1h30 pour cibler les objectifs chez le client.e:
Échanger sur la problématique, expliquer leurs objectifs, leurs besoins et leur idéal réalisable.
Me rendre compte de l’espace à désencombrer ou du contexte organisationnel à traiter.
On échange sur leurs habitudes, leurs rythme de vie, leur situation.
Élaborer un plan d’action à proposer car chaque client chaque situation est traité différemment.
Une action sur place à 4 mains pour:
La gestion du stockage, l’archivage papier et numérique, rendre les espaces de travail plus fonctionnels = recyclage ou upcycling du mobilier, un plan de classement adapté et sur mesure, le réaménagement et l’optimisation de vos locaux.
Je serai ravie d’échanger avec vous, à bientôt!
Tiphaine.
